PENGAWASAN KERJA

PENGARUH PENGAWASAN

 

Landasan teori merupakan seperangkat konsep, definisi, yang disusun secara sistimatis mengebai variabel-variabel yang ada dalam penelitian, landasan teori juga merupakan bagian yang membahas tentang uraian pemecahan masalah yang akan ditemukan pemecahannya melalui pembahasan-pembahasan secara teoritis.

a. Pengertian Pengawasan

Menurut Brantas (2009:189) menjelaskan bahwa, ”Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara”. Menurut Maman Ukas (2006:343) menyatakan bahwa, “Pengawasan adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk memantau, mengukur dan bila perlu melakukan perbaikan atas pelaksanaan pekerjaan sehingga apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang diinginkan”. Pengawasan kerja adalah memilih orang yang tetap untuk setiap pekerjaan, menimbulkan minat terhadap pekerjaannya pada tiap-tiap orang dan mengajarkan bagaimana ia harus melakukan pekerjaannya, mengukur dan menilai hasil kerjanya untuk mendapatkan keyakinan apakah pekerjaan itu telah dipahami dengan wajar. Dari beberapa pendapat yang memberikan pengertian tentang pengawasan kerja maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan kerja merupakan salah satu pekerjaan yang dilaksanakan dalam kegiatan manajerial untuk menjamin terealisasinya semua rencana yang telah ditetapkan sebelumnya serta penilaian kerja. Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan kegiatan manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

Penilaian kinerja sebagai penentu secara periodic efektifitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi dan karyawan berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Setiap organisasi mengharapkan kinerja yang memberikan konstribusi untuk menjadikan organisasi sebagai suatu institusi yang unggul. Dengan demikian dibutuhkan suatu penilaian kerja yang dapat digunakan sebagai landasan untuk mendesain penghargaan agar personal menghasilkan kinerjanya yang sejalan dengan kinerja yang diharapkan organisasi.

b. Tujuan pengawasan

Tujuan utama dari pengawasan yaitu mengusahakan supaya apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Mencari dan memberitahu kelemahan-kelemahan yang dihadapi.

Menurut Situmorang dan Juhir (2001:22) maksud tujuan pengawasan adalah
untuk :

1) Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak

2) Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan yang baru.

3) Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam refncana terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah direncanakan.

4) Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentuka dalam planning atau tidak.

5) Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam planning , yaitu standard.

c. Tipe-tipe Pengawasan

Menurut Ernie dan Saefullah (2005: 327), jenis pengawasan terbagi atas 3 yaitu:

1) Pengawasan Awal

Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan perkerjaan.

2) Pengawasan Proses

Pengawasan dilakukan pada saat sebuah proses pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan ang ditetapkan.

3) Pengawasan Akhir

Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan.

d. Proses Pengawasan

Proses pengawasan adalah serangkaian kegiatan didalam melaksanakan pengawasan terhadap suatu tugas atau pekerjaan dalam suatu organisasi. Proses pengawasan terdiri dari beberapa tindakan (langkah pokok) yang bersifat fundamental bagi semua pengawasan. Hal ini senada dengan pendapat Stephen P. Robbins (2010:160) menyatakan proses pengawasan terdiri dari tiga langkah yang terpisah dan jelas, yaitu :

1) Measuring actual performance (mengukur kinerja aktual). Sumber yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja actual adalah : Observasi personal, laporan statistic, laporan langsung, laporan tertulis

2) Comparing actual performance standard (membandingkan kinerja aktual dengan standar). Langkah ini menentukan seberapa besar derajat perbedaan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan. Beberapa perbedaan tersebut bisa ditemukan disetiap kegiatan pekerjaan, oleh karena itu penting untuk menentukan derajat perbedaan yang masih diterima”.

Sementara menurut Griffin (2004 : 167) merumuskan proses atau langkah-langkah pengawasan meliputi:

1) Menetapkan Standar.

Control Standard adalah target yang menjadi acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang ditetapkan untuk tujuan pengawasan harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten dengan tujuan organisasi. Dalam penentuan standar, diperlukan pengidentifikasian indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan objek yang diawasi. Standar bagi hasil kerja karyawan pada umumnya terdapat pada rencana keseluruhan maupun rencana-rencana bagian. Agar standar itu diketahui secara benar oleh karyawan, maka standar tersebut harus dikemukakan dan dijelaskan kepada karyawan sehingga karyawan akan memahami tujuan yang sebenarnya ingin dicapai.

2) Mengukur Kinerja

Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas dan kualitas output, tetapi bagi banyak pekerjaan, pengukuran kinerja harus lebih mendetail.

3) Membandingkan Kinerja dengan Standar

Tahap ini dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result) dengan standar yang telah ditentukan. Hasil pekerjaan karyawan dapat diketahui melalui laporan tertulis yang disusun karyawan, baik laporan rutin maupun laporan khusus. Selain itu atasan dapat juga langsung mengunjungi karyawan untuk menanyakan langsung hasil pekerjaan atau karyawan dipanggil untuk menyampaikan laporannya secara lisan. Kinerja dapat berada pada posisi lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Pada beberapa perusahaan, perbandingan dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan menetapkan standar penjualan produk mereka berada pada urutan pertama di pasar. Standar ini jelas dan relatif mudah dihitung untuk menentukan apakah standar telah dicapai atau belum. Namun dalam beberapa kasus perbandingan ini dapat dilakukan dengan lebih detail. Jika kinerja lebih rendah dibandingkan standar, maka seberapa besar penyimpangan ini dapat ditoleransi sebelum tindakan korektif dilakukan.

4) Menentukan Kebutuhan Tindakan Korektif

Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Setelah membandingkan kinerja dengan standar, manajer dapat memilih salah satu tindakan : mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Tindakan perbaikan diartikan sebagai tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk melaksanakan tindakan perbaikan, maka harus diketahui apa yang menyebabkan penyimpangan. Ada beberapa sebab yang mungkin menimbulkan penyimpangan, yaitu :

a) Kekurangan faktor produksi

b) Tidak cakapnya pimpinan dalam mengorganisasi human resources dan resources lainnya dalam lingkungan organisasi

c) Sikap-sikap pegawai yang apatis dan sebagainya

Oleh karena itu, dalam proses pengawasan diperlukannya laporan yang dapat menyesuaikan bentuk-bentuk.

e. Teknik Pengawasan

Teknik pengawasan adalah cara melaksanakan pengawasan dengan terlebih dahulu menentukan titik-titik pengawasan sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan mengenai keadaan keseluruhan kegiatan organisasi.

Teknik-teknik pengawasan menurut Siagian (2008:139-140) menjelaskan bahwa, “pada dasarnya dilaksanakan oleh administrasi dan manajemen dengan mempergunakan dua teknik yaitu pengawasan langsung (direct control) dan pengawasan tidak langsung (indirect control)”.

1. Pengawasan Langsung (Direct Control)

Yang dimaksud dengan pengawasan langsung yaitu apabila pimpinan organisasi melakukan langsung sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk :inspeksi langsung, on-the-spot observation (pengamatan langsung), dan on-the-spot report (melaporkan langsung). Namun karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan terutama dalam sebuah organisasi besar maka seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung. Karena itu sering pula pemimpin melakukan pengawasan tidak langsung.

2. Pengawasan Tidak Langsung (Indirect Control)

Yang dimaksud dengan pengawasan tidak langsung adalah pengawasan yang tidak langsung dilakukan oleh pimpinan tetapi melalui perantaraan seperti laporan. Laporan tersebut dapat berbentuk secara lisan maupun tertulis.

Landasan Teori Pengawasan Langsung ( X₁ )

Pengawasan merupakan proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tujuan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Pengawasan harus dipandang sebagai suatu sistem informasi, karena kecepatan dan ketepatan korektif sebagai hal akhir proses pengawasan bergantung pada macamnya informasi yang diterima. Menurut Siagian (2008 : 112), “Pengawasan langsung yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan”. Menurut Sujamto (1996:14), “Pengawasan langsung didefinisikan sebagai: “Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan/pimpinan dalam suatu organisasi terhadap bawahannya secara langsung dalam melaksanakan pekerjaan di tempat berlangsungnya pekerjaan tersebut (on the spot). Sistem ini disebut pula sebagai “built of control.” Oleh karena itu, pengawasan langsung merupakan pangawasan yang dilakukan dengan cara mendatangi atau melakukan pemeriksaan di tempat terhadap objek yang diawasi. Pemeriksaan setempat ini dapat berupa pemeriksaan administratif atau pemeriksaan fisik di lapangan. Kegiatan secara langsung melihat pelaksanaan kegiatan ini bukan saja dilakukan oleh perangkat pengawas akan tetapi perlu lagi dilakukan oleh pimpinan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Dengan demikian dapat melihat bagaimana pekerjaan itu dilaksanakan dan bila dianggap perlu dapat memberikan petunjuk-petunjuk dan instruksi maupun keputusan-keputusan yang secara langsung menyangkut dan mempengaruhi jalannya pekerjaan.

Pengawasan langsung dapat berbentuk:

1. Inspeksi langsung

Inspeksi langsung merupakan bentuk pengawasan langsung dimana pimpinan secara langsung mengadakan kunjungan kerja ke tempat kerja para pegawai untuk meninjau kondisi pegawai dan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai serta memeriksa kebenaran laporan yang diterimanya

2. On-the-Spot observatiton

Merupakan salah satu bentuk pengawasan langsung dimana pimpinan mengadakan pengamatan, pemeriksaan secara langsung ke tempat kerja pegawai. Maksud dan tujuan dari teknik ini adalah untuk memperoleh informasi yang objektif tentang pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya dan selanjutnya pimpinan melakukan tindakan korektif

1. On-the-spot report

Adalah bentuk terakhir dari pengawasan langsung dimana pimpinan orgnisasi secara langsung meminta laporan kepada para pegawai dimana mereka melaksanakan tugasnya. Dengan demikian laporan di tempat dilakukan pada saat pimpinan melakukan kunjungan ke tempat kerja pegawai dengan jalan meminta keterangan secara langsung kepada para pegawai mengenai pelaksanaan pekerjaan mereka dan hasil-hasilnya. Laporan di tempat ini dilaksanakan dengan maksud mendapatkan data dan fakta yang objektif mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kondisi para pegawai serta hasil dari pelaksanaan pekerjaan oleh para pegawai yang bersangkutan, sehingga bila ada penyimpangan rencana dan kebijakan akan dapat ditanggulangi.

Landasan Teori Pengawasan Tidak Langsung ( X₂ )

Mengingat banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan, maka ia tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung. Oleh karena itu sering pula pimpinan harus melakukan pengawasan tidak langsung. Pengawasan tidak langsung yang dijalankan pimpinan, diharapkan dapat meningkatkan disiplin kerja pegawai, sehingga tujuan organisasi dapat terwujud dengan baik. Menurut Siagian (2008 : 112), “Pengawasan tidak langsung merupakan pengawasan dari jarak jauh yang dilakukan oleh pimpinan organisasi melalui laporan-laporan yang diterimanya dari bawahan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasilnya serta segala sesuatu yang ada hubungannya dengan pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya mengenai perilaku para pegawai”. Menurut Taufiq (2012 : 70), “Aspek pengawasan tidak langsung dapat dilihat dari beberapa hal, yaitu : 1) Aktifitas pimpinan dalam memberikan tugas pengawasan kepada staf yang ditunjuk melalui surat tugas, 2) Aktifitas pimpinan dalam menerima laporan hasil pengawasan, 3) Aktifitas pimpinan memimpin rapat dalam rangka tugas pengawasan